Økonomiplan

for

Fotballgruppen

Nordre Sande IL


Innhold

Økonomisk prinsipp.. 3

Budsjett 3

Regnskap.. 4

Økonomistyring og kontanthåndtering.. 4

Betalingsterminal 5

Lagskasse. 5

Regningsbetaling.. 5

Lønn.. 6

Bilgodtgjørelse / reiseregning.. 6

Dommerutbetalinger. 6

Innkreving.. 7

Egenandeler/ innbetalinger cuper og turneringer: 7

Sponsorinntekter/avtaler. 7

Dugnadsinntekter. 8

Bestilling av lagsutstyr. 8

Balanseføring av eiendeler. 9

Revisjon.. 9

Forankring.. 9


Økonomisk prinsipp

Nordre Sande IL Fotball (heretter NSIL Fotball) har en overordnet økonomistrategi som bygger på at drift og investeringer skal finansieres hovedsakelig gjennom treningsavgift, sponsoravtaler, tilskudd (offentlig og fra overordnede organisasjonsledd), og inntektsbringende tiltak i form av fotballgruppas egne arrangementer, tiltak og aktiviteter.

NSIL fotball er en undergruppe av Nordre Sande Idrettslag (heretter NSIL) og vi er økonomisk og juridisk underlagt hovedstyret. Fotballstyret er gitt delegert fullmakt til å forvalte økonomien tilknyttet fotballgruppas aktivitet, samt inngå sponsoravtaler mm. Anlegget som sådan driftes og forvaltes av hovedstyret som sådan.

NSIL har et felles regnskapssystem for alle grupper i idrettslaget. Det er inngått avtale om regnskapsføring med Økonomitorget Sande AS – orgnr.: 981112474. I oppdragsavtalen ligger også at vi kan søke veiledning hos regnskapsfører som også holder oss oppdatert på gjeldende lover og regler.

Det sittende fotballstyret har kollektivt ansvar for økonomien i gruppa. Årsmøtet i hovedstyret godkjenner regnskapet. Foreløpig regnskap fremlegges årsmøtet i fotballgruppa, og endelig revidert regnskap godkjennes formelt i årsmøtet for NSIL.

Budsjett

NSIL Fotball skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Budsjettforslaget skal utarbeides av økonomiansvarlig (økonomiansvarlig), nestleder og leder i fellesskap som legger budsjettforslaget frem for godkjenning av styret i god tid før årsmøtet. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp).

Budsjettet baseres i størst mulig grad på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man er realistiske med hensyn til inntekter og tar høyde for alle kjente utgifter.

Regnskap

Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått.

Dersom det er en klar direkte sammenheng mellom inntekter og utgifter, skal utgiften kostnadsføres ut ifra sammenstillingsprinsippet, dvs at utgifter skal kostnadsføres i samme periode som tilhørende inntekt. Hvis det ikke er sannsynlig at en utgift vil gi en fremtidig inntekt, skal denne utgiften kostnadsføres umiddelbart.

Økonomiansvarlig skal legge fram regnskapsrapporter for fotballstyret annenhver måned eller etter forespørsel fra styreleder. Styreleder rapporterer til hovedstyret.

Regnskapsåret følger kalenderåret.

Økonomistyring og kontanthåndtering

Det er fotballstyrets plikt å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysningene.

Fotballstyret har økonomistatus på agendaen på alle styremøter. Styret vurderer regnskapsrapport fra økonomiansvarlig opp mot budsjettet minimum annenhver måned.

Innkjøpsstopp skal innføres ved budsjettoverskridelser. Oppheving av innkjøpsstopp skal styrebehandles.

Underslag, bedrageri og lignende forhold skal politianmeldes.

Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, og oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer før pengene settes inn på konto (innleveres til banken).

Betalingsterminal

NSIL Fotball har betalingsterminal (iZettle) samt VIPPS konto som benyttes i kiosken, ved cuper og andre salgsfremmende tiltak. I tillegg aksepteres kontanter ved kiosksalg etc.

Lagskasse

Det er ikke lov med private bankkonti til eventuelle lagskasser. Ved behov kan lagskasse etableres og administreres av fotballstyret. Dersom slik konto opprettes skal alle inngående og utgående transaksjoner bokføres – og omfattes av NSIL fotball sitt regnskap.

Lagskassen etableres som egen balansekonto pr aktuelt lag i regnskapssystemet. Selve bankkontonummeret som det skal innbetales på er da fotballgruppas regulære bedriftskonto som har nummer 2351.75.39503. Innbetalinger skal tydelig merkes «Lagskasse» og lagets navn samt en beskrivende tekst på hva innbetalingen gjelder. Bilag som skal betales merkes med samme informasjon.

Lagskasser kan for eksempel etableres dersom lag får egne sponsormidler eller jobber egne dugnader. Lagene har i utgangspunktet ikke anledning til å kreve inn ekstra betalinger til lagskasser fra foreldre uten at det er enighet i foreldregruppen om dette.

For utlegg skal originale kvitteringer leveres / sendes til økonomiansvarlig. Bilagene godkjennes og attesteres av økonomiansvarlig. Før godkjenning må det fremgå tydelig hvilket lag det gjelder.

I noen tilfeller kan lagleder motta forskudd for spesielle/større utlegg. Dette må avtales i hvert enkelt tilfelle med økonomiansvarlig. Forskuddet overføres på nettbank, og lagleder står personlig ansvarlig for det mottatte beløp inntil oppgjør forevises.

Økonomiansvarlig sender ut rapport over lagsøkonomien kvartalsvis, eller ved behov.

Regningsbetaling

Økonomiansvarlig har myndighet til å utbetale beløp inntil kr.10.000,-. Beløp utover dette må attesteres av to av fotballstyrets medlemmer. Bankkonti disponeres av to personer, økonomiansvarlig i fotballgruppa og økonomiansvarlig i hovedstyret. Alle utbetalinger skal gjøres via bankkonto, med unntak av utbetaling til klubbdommere som får kontant betalt direkte etter kamp

Lønn

Leder godkjenner eventuell lønnsutbetalinger ihht inngåtte avtaler. Slike avtaler kan kun inngås av de som til enhver tid innehar prokura og signatur på vegne av hovedstyret og skal være innenfor de rammer og budsjett som er gitt. Lønn utbetales av økonomiansvarlig i fotballstyret, eventuelt regnskapsfører. Feriepenger er inkludert dersom ikke annet er avtalt.

Bilgodtgjørelse / reiseregning

Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for NSIL Fotball, plikter å levere godkjente bilgodtgjørelsesskjema før godtgjørelsen utbetales. Slike avtaler kan inngås av fotballstyrets leder og økonomiansvarlig i fellesskap innenfor de rammer og budsjett som er gitt av årsmøtet. Avtaler med rammer over kr 20 000,- skal særskilt godkjennes av fotballstyret.  Vi benytter de skattefrie satsene som til enhver tid er gjeldende i statens reiseregulativ. Disse utbetales av økonomiansvarlig som har ansvaret for at dokumentasjonskravet og formelle krav til reiseregning er oppfylt før utbetaling.

Dommerutbetalinger

Kretsoppsatte dommere sender regning pr mail til økonomiansvarlig etter kampslutt.

  • Dommer har ansvar for at regningen er korrekt utfylt med alle relevante opplysninger.
  • Regning er betalbar når dommer har sendt korrekt regning, utført sine forpliktelser i FIKS og lastet opp kamprapport.
  • NSIL Fotball forplikter seg til å overføre penger til dommer innen 7 – SJU – dager.

Klubbdommere som dømmer i barnefotballen gjør opp sin dommerregning i kiosken umiddelbart etter kamp. Gjeldende dommeroppgjørsskjema skal fylles ut og dommer skal signere for mottatt godtgjørelse. Betalingen gjøres kontant fra kioskkassen og dommeroppgjørsskjema legges i kioskkassen.

Følgende rater gjelder for klubbdommere:

-       3'er, 80,- per kamp.

-       5'er, 100,- per kamp.

-       7'er, 140,- per kamp.

Innkreving

Innkreving skal alltid gjøres til NSIL Fotballs bankkonti, fortrinnsvis brukskontoen. Innkreving av treningsavgift foretas av medlemsansvarlig, mens øvrige faktureringer gjøres av økonomiansvarlig.

Oppmann for hvert enkelt lag skal til enhver tid sørge for oppdatert laginfo. Lagslister skal oppdateres fortløpende ved nye innmeldinger og utmeldinger.

Medlemsansvarlig sender årlig ut oversikt pr. lag/gruppe til alle oppmenn for ajourføring av medlemmer, i god tid før utsendelse av treningsavgift.

All innkreving purres fortløpende etter faktura forfall.

Egenandeler/ innbetalinger cuper og turneringer:

All økonomisk aktivitet i forbindelse med cuper/turneringer som lag deltar i skal gå gjennom NSIL Fotballs bankkonto med hensyn til innbetaling av eventuelle egenandeler, og utbetalinger. Lagleder er ansvarlig å kontakte økonomiansvarlig før planlegging/opplegg iverksettes.

Sponsorinntekter/avtaler

Sponsoransvarlig i NSIL Fotball inngår sponsoravtaler på vegne av NSIL Fotball. Lagene kan inngå egne sponsoravtaler, men skal ikke foreta oppsøkende virksomhet overfor sponsorer (med mindre dette er godkjent av styret på forhånd).

«Prisliste» for sponsoravtaler godkjennes av styret før sesongstart, sponsoransvarlig kan foreta små endringer for å tilpasse enkelte sponsorer. Sponsoravtaler over kr 20 000,- skal godkjennes av styret.

Fotballstyret skal godkjenne alle sponsoravtaler lagene selv ønsker å inngå og bestemme eventuell fordeling av inntekter. (Hvis NSIL Fotball kjøper nye drakter, er det ikke rettferdig at alle sponsorinntekter skal gå til lagkassa).

Fakturering til sponsorer eller annonsører utføres av økonomiansvarlig iht til liste fra sponsoransvarlig. Det skal foreligge signert kontrakt på alle sponsoravtaler.

Ingen lag har anledning til å stille i drakter, overtrekkdresser mv fra andre fabrikanter enn det som er godkjent av styret på kamper.

Dugnadsinntekter

NSIL Fotball kan påta seg eksterne dugnader for å tjene penger.

Andre dugnadsinntekter i NSIL Fotball er inntekter fra cuper vi arrangerer samt kioskdrift.

Inntektene fra disse dugnadene tilfaller NSIL Fotball i sin helhet, brukes til drift og er ikke øremerket noe.

Når/hvis lag påtar seg dugnad på egen hånd går inntektene uavkortet til laget. Disse dugnadene skal på forhånd skriftlig godkjennes av fotballstyret.

Bestilling av lagsutstyr

Det er kun materialforvalter som har fullmakt til å rekvirere utstyr på vegne av fotballgruppen. Bestilling av lagsutstyr gjøres skriftlig ved henvendelse til materialforvalter. Det skal tydelig fremgå hvilket lag behovet gjelder. Bestilling av utstyr til dommere gjøres også av materialforvalter.

Balanseføring av eiendeler

Materielltelling (forbruksmateriell, drakter, baller etc) foretas årlig etter endt sesong og danner grunnlag for neste sesongs innkjøp og budsjett. Ansvarlig for dette er materialforvalter.

Varetelling (salgsvarer) foretas 31.12 hvert år og skal inngå i NSIL Fotballs balanseregnskap. Ansvarlig for dette er kioskansvarlig.

Revisjon

NSIL Fotballs regnskap revideres av revisorer valgt i NSIL årsmøte.

Forankring

Økonomiplan og praktiske rutiner er forankret og godkjent i fotballstyret.

Skribent innlogging

grasrotandelen logo2

Hovedsponsorer